OSCAR GuidaInventario [id=68eefca6-bc52-495f-9953-5339ed65c872, idGuida=IT-ACS-AS0001-0005084, nomeGuida=Pratiche degli uffici (Numerazione Nera), idContesto=, idGuidaRaggruppamento=IT-ACS-AS0001-0003785, nomeGuidaRaggruppamento=ARCHIVI DI ENTI PUBBLICI, PRIVATI E SOCIETA', idGuidaLivello2=IT-ACS-AS0001-0003965, nomeGuidaLivello2=ISTITUTO PER LA RICOSTRUZIONE INDUSTRIALE - IRI, dataGuidaLivello2=1933 - 2002, hierGuidaLivello2=00001.00007.00038, dbInventario=acsIRISt0004, idInventario=IT-ACS-AS0004-IRI-0000369, nomeInventario=Archivio storico IRI Nera , nomeInventarioCorto=Archivio storico IRI Nera , strumentiCodice=Inventario online, strumentiData=2015, strumentiAutore=, dataPubblicazione=]
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  • unità di conservazione:
  • 531.762 immagini in formato PDF
  • consistenza:
  • 21.740 pezzi (buste, volumi, registri, scatole, schedari)
  • storia archivistica:
  • L'ARCHIVIO DELLE PRATICHE DEGLI UFFICI raccoglie i documenti prodotti e raccolti dagli uffici dell'Iri nel corso della sua pluridecennale attività ed era conservato presso la sede dell'Istituto in via Veneto fino al dicembre 2008.
    L'Archivio è stato gestito dall'Iri (ente produttore) fino a quando questo ente è stato in vita (2002), poi, una volta liquidato, dalla Fondazione Iri e dalla società Fintecna, che ne avevano ereditato il patrimonio documentario.
    Nel 2009, l'Archivio, su iniziativa della società Fintecna, ultima proprietaria, è stato trasferito e depositato all'Archivio Centrale dello Stato confluendo nel precedente deposito effettuato dall'Iri nel corso degli anni'80 del suo archivio storico, convenzionalmente indicato come "Numerazione Nera". A partire dal 1981, infatti, l'Istituto, nel rispetto della legislazione archivistica, iniziò un trasferimento, sotto forma di "deposito", della parte cronologicamente più antica del suo Archivio presso l'Archivio Centrale dello Stato, attraverso un'operazione di selezione del proprio patrimonio documentario: il primo deposito è del 19/6/1981, cui sono seguiti altri 6 nel corso degli anni '80; nel 1995 se ne è aggiunto un altro.
    Alla data 1995 risultavano depositati presso l'Archivio Centrale 123 buste e 411 registri di copialettere, relativi all'Archivio degli Uffici (Numerazione Nera).
    Il resto della documentazione degli Uffici è rimasta conservata presso l'Archivio di Deposito dell'Iri in via Versilia fino alla fine del 2008, ad eccezione di una parte che era stata inviata temporaneamente presso una ditta di "outsorcing".
    A partire dall'estate 2008, e nel corso del 2009 ha preso il via un'operazione di trasferimento, riunificazione e sistemazione di tutta la documentazione dell'Iri presso l'Archivio Centrale dello Stato che si è conclusa nel dicembre 2011. Non è stato possibile integrare quest'ultimo deposito con quello effettuato negli anni '80. Quest'ultimo è stato mantenuto come aggregazione autonoma e posto in apertura dell'Inventario con la denominazione "Ex Archivio Storico".
    Ad eccezione di questo primo fondo, la struttura dell'Archivio delle pratiche degli Uffici Iri, è organizzata per Ufficio.
    Ciascun Ufficio è stato trattato come fondo poiché la gestione delle carte all'interno di ognuno di essi era totalmente autonoma.

    STATO DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHIVIO DELLE PRATICHE DEGLI UFFICI TRA IL 1997 ED IL 2008.
    Le pratiche chiuse degli uffici IRI erano conservate presso l'Istituto, che aveva sede in via Veneto, in un locale di Deposito.
    Tutta la documentazione era inquadrata in linea generale secondo la struttura organizzativa interna e le carte erano conservate, nella maggior parte dei casi, secondo l'Ufficio di provenienza, ad eccezione di pochi nuclei documentari identificati dal nome del funzionario che li aveva raccolti e organizzati e ne aveva curato il trasferimento nel Deposito dell'Archivio. Quando l'IRI era ancora in attività esisteva anche un "Archivio corrente", situato in un locale al piano Ammezzato, che conservava le pratiche in uso relative alla Segreteria o che per qualche ragione la Segreteria gestiva attraverso l'Ufficio Archivio.
    Il Deposito dell'Archivio (locale su due piani munito di armadi meccanizzati suddivisi per settore) era considerato un archivio "aperto" nel senso che a ciascuna Direzione (prima Servizio o Ufficio) era assegnato un settore del Deposito in cui collocare la propria documentazione, una volta esaurite le pratiche: in qualunque momento e a propria discrezione l'Ufficio aveva la possibilità di depositare materiale nel settore o nei settori di propria pertinenza.
    I diversi settori risultavano assegnati agli uffici nella loro configurazione più recente. Questi ultimi avevano in molti casi ereditato carte di Uffici con funzioni analoghe che li avevano preceduti. Vi erano poi settori che ospitavano documentazione di uffici soppressi, altri che conservavano specifiche tipologie documentarie.
    L'Archivio si presentava piuttosto eterogeneo, poiché ciascun ufficio ha usato un proprio criterio di archiviazione delle carte, e anche perché, nell'ambito di uno stesso ufficio, il materiale risultava conservato con criteri diversi, sedimentati nel tempo.
    L'organizzazione dell'Istituto prevedeva l'"Ufficio archivio" che era principalmente responsabile della conservazione delle pratiche societarie dell'Archivio Generale e solo di una piccola parte delle carte dell'Archivio degli Uffici, in particolare quelle di competenza della Segreteria dell'Istituto, e di altra documentazione che passava per la segreteria e/o per le segreterie particolari (descritte nelle serie Ex Archivio Corrente). Esisteva poi un settore del Deposito in cui il personale collocava le pratiche destinate all'Archivio storico Iri depositato all'Archivio Centrale dello Stato: pratiche per le quali non è mai stata istruita alcuna procedura di versamento al Centrale.
    Per le carte degli Uffici (poi Direzioni) non era previsto alcun controllo da parte dell'Ufficio Archivio, sotto forma di registrazione o elenco della documentazione trasferita nei locali del Deposito. A causa di questa modalità di trasferimento delle carte, l'Archivio di Deposito era soggetto a continui incrementi e modifiche della sua configurazione.
    A partire dal 1997 l'IRI adottò anche un altro sistema e luogo di archiviazione. Si rivolse ad una ditta di outsourcing per accogliere le pratiche esaurite degli uffici che, per mancanza di spazi, non potevano essere sistemate nel locale di Deposito di via Veneto.
    Nel 2000, a seguito della liquidazione dell'Istituto, l'Archivio IRI con avvallo della Sovrintendenza archivistica, è stato ripartito tra i due eredi: la Fondazione Iri, appena costituita, ha ereditato il patrimonio documentario dalla nascita dell'Istituto fino al 1992, mentre la società Fintecna, che aveva incorporato l'Iri, ha ereditato il patrimonio documentario di quest'ultimo dal 1992 in poi. La Fondazione Iri ha gestito la porzione di Archivio di sua pertinenza fino al giugno 2008, anno in cui è stata liquidata ed il suo patrimonio documentario è passato alla società Fintecna che, a questa data, è diventata l'unica proprietaria di tutto l'Archivio IRI.
    Alla fine del 2008, su precedente indicazione della Fondazione Iri, la società Fintecna ha avviato un'attività di trasferimento e di sistemazione di tutto l'Archivio IRI presso l'Archivio Centrale dello Stato, che si è conclusa nel dicembre 2011.

    CRITERI DI INTERVENTO SULLA DOCUMENTAZIONE DELL'ARCHIVIO DELLE PRATICHE DEGLI UFFICI A PARTIRE DAL 1993
    L'Archivio delle Pratiche degli Uffici è stato oggetto di tre progetti di sistemazione e valorizzazione.
    Il primo, committente l'Iri, che si è svolto dal 1993 al 1997, ha interessato la sezione storica dell'Archivio Iri depositata all'Archivio Centrale dello Stato negli anni '80 (vedi scheda Ex Archivio Storico).
    Il secondo dal 1997 al 2008, committente fino a novembre 2000 l'IRI e per il periodo successivo la Fondazione Iri, ha riguardato la rilevazione, la schedatura e l'inventariazione della documentazione conservata nei locali di Deposito e di Ammezzato di via Veneto e quella parte in outsourcing che era di competenza dei committenti.
    Il terzo, ha interessato il trasferimento di tutta la documentazione dell'Archivio Iri all'Archivio Centrale dello Stato e la schedatura di quella sezione più recente di documentazione che. essendo di proprietà Fintecna era stata esclusa dal progetto di sistemazione archivistica precedente.

    Nell'ambito del secondo progetto (1997-2008) è stato effettuato, in via preliminare, un rilevamento topografico (1997) per determinare la consistenza e la distribuzione della documentazione. E' seguito un lavoro di verifica e approfondimento al fine di fornire, da un lato, una prima descrizione del materiale conservato negli armadi, basandosi sulle notizie rilevabili dalle singole unità di conservazione (le informazioni presenti sulla costa delle buste), dall'altro, una provvisoria identificazione delle serie all'interno di ciascun Ufficio.
    E' stato redatto quindi, quale strumento di lavoro, un Elenco di consistenza puramente indicativo della documentazione dei singoli uffici a livello di unità di conservazione.
    E' poi stata avviata la schedatura analitica - fino a livello di fascicolo - della documentazione attribuita a ciascun Ufficio. Sulla base degli ordini di servizio e delle stesse carte di archivio, sono state ricostruite le vicende e le funzioni di ogni Ufficio oggetto dell'intervento di sistemazione archivistica, in una prospettiva di evoluzione temporale, al fine di poter spiegare le caratteristiche, il contenuto e lo stato della documentazione pervenuta nei singoli settori dell' Archivio. La sezione dell'inventario dedicata a ciascun ufficio è perciò corredata da una scheda storica che ne ricostruisce l'evoluzione nel tempo, dai cambiamenti formali (le denominazioni) a quelli sostanziali, e da una scheda archivistica in cui viene descritta, ove necessario, la documentazione afferente e i criteri di intervento seguiti nella schedatura e nell'inventariazione.
    Sono state realizzate anche campagne di digitalizzazione di specifiche tipologie documentarie:
    • - i libri verbali e la documentazione del Consiglio d'Amministrazione dell'Iri;
    • - la documentazione della Giunta Esecutiva;
    • - la documentazione dell'Ufficio di Presidenza;
    • - i libri verbali e la documentazione del Comitato di Presidenza;
    • - la documentazione dei Comitati Tecnici Consultivi;
    • - i verbali dell'Assemblea degli Azionisti;
    • - la documentazione dell'Ufficio Iri di Napoli del 1945;
    • - la documentazione dell'Ufficio Tecnico Centrale Iri Roma;
    • - la documentazione dell'Ufficio Iri di Napoli del 1951;
    • - i piani quadriennali (Ufficio Studi);
    • - le relazioni dell'Ispettorato.
    Per quanto riguarda La denominazione utilizzata per ciascun Ufficio a livello di fondo, la scelta è caduta sull'utilizzazione del termine più indicativo o più usato di ognuno di essi, omettendo specifiche del tipo (Ufficio-Direzione) e mettendo in apertura della nota storico istituzionale le diverse denominazioni assunte dall'Ufficio nel corso del tempo e della sua attività.
    Nell'ambito del terzo progetto, oltre all'inscatolamento ed al trasferimento di tutta la documentazione dell'Archivio IRI all'Archivio Centrale dello Stato, è stata portata a termine la schedatura di tutta quella documentazione dell'Archivio degli Uffici che non era stata inclusa nel secondo progetto ed era di pertinenza della società Fintecna.
    Il riordinamento e la schedatura ha seguito gli stessi criteri adottati in precedenza ma le modalità di trattamento sono state diversificate a seconda se l'Ufficio era già stato inventariato in precedenza oppure no. L'intervento, infatti, ha riguardato documentazione di Uffici di nuova acquisizione, che non erano mai stati oggetto di precedente trattamento archivistico, come la Direzione Generale, la Presidenza o la Direzione pianificazione e controllo. In questi casi è stata seguita la normale procedura di riordinamento e di inventariazione supportata da un attento studio degli organigrammi organizzativi interni.
    Nel caso in cui, invece, materiale nuovo si è aggiunto ad un Ufficio che era stato già trattato e inquadrato nei precedenti interventi archivistici, si è provveduto ove possibile ad effettuare una "integrazione" delle serie, altrimenti, la documentazione aggiunta è stata trattata a parte in una scheda denominata "Nuovo Versamento".
    E' stata infine introdotta una nuova numerazione di tutte le unità di conservazione che compongono l'Archivio (buste, registri, volumi e altri supporti), più confacente alla nuova ed attuale localizzazione presso l'Archivio Centrale dello Stato.

    AVVERTENZA PER L'UTENTE:
    - Le note nei fondi, nelle serie, nelle unità archivistiche e /o nelle unità documentarie fanno riferimento ad una situazione pregressa dell'Archivio Iri, quando era in corso un intervento di schedatura e l'IRI era in attività.
    Quindi si possono trovare riferimenti all' Archivio storico presso l'ACS - (Archivio Centrale dello Stato), all'Archivio di Deposito (presso l'Iri di via Veneto), all'Archivio Corrente (archivio Ammezzato presso via Veneto), all'Outsourcing (porzione di archivio assegnato in deposito dall'Iri ad una ditta esterna).
    - Dal 2009 tutta la documentazione dell'Iri è stata depositata all'Archivio Centrale dello Stato - ACS dove è tuttora conservata (2012).
    Si fa riferimento quindi ad un NUOVO VERSAMENTO, intendendo con questo termine indicare la convergenza di tutta la documentazione dell'Archivio Iri proveniente da luoghi diversi all'Archivio Centrale dello Stato e il conseguente trattamento archivistico della documentazione che fino al 2009 era inaccessibile.
    - Con l'estinzione dell'Ente, l'Archivio Iri è solo STORICO ed è fisicamente collocato in un unico luogo: l'ARCHIVIO CENTRALE DELLO STATO.
    - Le buste, i registri, i volumi ecc. dell'Archivio Iri, una volta riuniti e sistemati all'Archivio Centrale dello Stato, sono stati tutti RINUMERATI: La nuova numerazione è alfanumerica ed è composta dalle iniziali dell'Ufficio cui la busta (e/o altro supporto) appartiene seguito da un numero progressivo. Questa nuova numerazione, indicata nel campo NUOVA SEGNATURA, sostituisce in toto la COLLOCAZIONE ORIGINALE DELLE BUSTE che era condizionata al luogo in cui era originariamente conservata a documentazione.
    Ciascuna busta e/o registro e/o volume e/o pacco riporta questa NUOVA NUMERAZIONE scritta a mano esternamente sul dorso, ed è di colore bianco o nero.
    La nuova numerazione indica la posizione esatta dell'unità di condizionamento all'interno del fondo di appartenenza.
    In un ramo a parte sono stati rilevati tutti gli strumenti di corredo, tra cui si segnala la collezione degli ordini e delle comunicazioni di servizio dell'Istituto.
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Archivio Centrale dello Stato
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sovrintendente
Elisabetta Reale