I fascicoli del personale fuori servizio che furono versati in archivio nel 1910 e che costituiscono la I e la II serie, riguardano tutte le qualifiche perciò anche quelle del personale di pubblica sicurezza e degli Archivi di Stato. In tutte le serie versate successivamente invece queste categorie non sono più comprese poichè furono poste alle dirette dipendenze dalle amministrazioni di appartenenza, cioè la Direzione generale pubblica sicurezza e la Direzione generale degli Archivi. Per ogni dipendente oltre il fascicolo ordinario, in cui era documentata tutta la sua carriera, si formava un fascicolo riservato nel quale generalmente confluivano anno per anno le valutazioni da parte dei superiori.